Personalliggare – obligatoriskt på puben

En personalliggare är ett dokument eller digitalt verktyg som används för att registrera vilka som arbetar på en arbetsplats, samt deras arbetstider. Det är ett krav enligt svensk lag och syftar till att motverka svartarbete och främja rättvisa arbetsförhållanden. Att ha en korrekt och uppdaterad personalliggare är viktigt för att undvika sanktioner och för att skapa transparens på arbetsplatsen.

Vad innebär en personalliggare?

En personalliggare är ett verktyg som skapar ordning och reda på arbetsplatser där risken för oreglerat arbete är hög. Den dokumenterar vilka som är närvarande vid en viss tidpunkt och används som underlag för kontroll av Skatteverket. Det hjälper både arbetsgivare och anställda att följa gällande regler.

Lagen om personalliggare

Lagen om personalliggare trädde i kraft år 2007 och har sedan dess utvidgats till fler branscher. Syftet är att stärka Sveriges arbetsmarknad genom att minska förekomsten av svartarbete och säkerställa att alla anställda får sina rättigheter tillgodosedda.

Lagen gäller för verksamheter som har högre risk för oreglerat arbete, till exempel restaurang, bygg och fordonsservice. Skatteverket är den myndighet som ansvarar för kontroller och påföljder vid brister.

Så fyller du i den

  1. Inkludera alla som arbetar
    Skriv in alla som är verksamma på arbetsplatsen, även kortare insatser som inte är schemalagda. Detta gäller även ägare och familjemedlemmar som arbetar i verksamheten. Externa personer som exempelvis hantverkare eller konsulter ska inte föras in om de inte arbetar för företaget på plats.
  2. Notera in- och utpasseringar
    Registrera tidpunkten för varje persons ankomst och avslut för arbetsdagen. Alla tider ska skrivas in i anslutning till händelsen, alltså när personen anländer respektive lämnar arbetsplatsen.
  3. Använd korrekta uppgifter
    För- och efternamn ska anges för varje person. Det är viktigt att uppgifterna är tydliga och att ändringar inte kan misstolkas.
  4. Uppdatera vid förändringar
    Om en person börjar eller slutar vid annan tid än planerat, måste detta omedelbart korrigeras i personalliggaren. Undvik att göra ändringar i efterhand. Om en förändring måste göras, ska den vara tydligt dokumenterad.
  5. Elektronisk eller fysisk personalliggare
    En fysisk personalliggare ska vara bunden och inte bestå av lösa blad. Om ni använder en elektronisk personalliggare behöver ni se till att den uppfyller Skatteverkets krav och att data sparas korrekt.
  6. Spara personalliggaren
    Personalliggaren måste finnas tillgänglig på arbetsplatsen och sparas i minst två år enligt lag.
  7. Vid kontroll
    Kontrollera att den är korrekt och uppdaterad, eftersom brister kan leda till avgifter från Skatteverket.

Tips för att undvika misstag:

  • Uppdatera personalliggaren dagligen
  • Använd pålitliga digitala verktyg
  • Informera personalen om vikten av registrering

Vilka verksamheter omfattas av lagkraven?

Vissa branscher är skyldiga att använda personalliggare enligt lag. Detta krav gäller för sektorer där risken för svartarbete är högre:

  • Bygg
  • Restaurang
  • Fordonsservice
  • Tvätteri
  • Livsmedel och tobaksgrossister
  • Kropps- och skönhetsvård
  • Blandad verksamhet (om du bedriver flera olika verksamheter i samma lokal)

Undantag och särskilda regler

Vissa småföretag och enskilda firmor är undantagna från kravet på att föra personalliggare. Undantagen är främst utformade för att förenkla administrationen för mindre verksamheter där det inte finns någon risk för svartarbete.

Företag utan anställda

Om företaget inte har någon anställd personal, utan endast ägaren själv arbetar i verksamheten.

Exempel:Enskild firma där endast ägaren utför arbete.

Företag som endast sysselsätter familjemedlemmar

Om verksamheten drivs av en enskild näringsidkare och enbart familjemedlemmar som tillhör hushållet arbetar i företaget. Här räknas exempelvis make/maka, sambo eller barn som bor hemma.

Viktigt:Om företaget även har andra anställda, gäller inte undantaget.

Företag i branscher som inte omfattas av lagen

Endast företag i särskilda branscher omfattas av kravet på personalliggare. Verksamheter i andra branscher behöver inte föra en.

Enskilda näringsidkare med tillfällig verksamhet

Om verksamheten bedrivs kortvarigt och är av tillfällig karaktär, exempelvis vid mindre evenemang.

Företag som drivs av en juridisk person utan anställda

Detta gäller aktiebolag där endast ägarna arbetar i verksamheten och inga anställda finns.

Om reglerna inte följs

Att inte följa reglerna för personalliggare kan leda till allvarliga konsekvenser för företag. Skatteverket har rätt att genomföra kontroller och utfärda sanktioner mot företag som bryter mot lagkraven. Dessa sanktioner kan uppgå till tiotusentals kronor och påverkar företagets ekonomi negativt. Upprepade överträdelser kan leda till ytterligare juridiska konsekvenser.